בעקבות מצב הקורונה והאיסור על התכנסויות והמעבר לעבודה מהבית, הפך שירות שיחות הוידאו זום (ZOOM) לשירות סופר-פופולרי. בתקופה של הקורונה שבה רבים מאיתנו עובדים מהבית או מנהלים פגישות עם אנשים במקומות אחרים, חשוב מאוד לדעת כיצד להצליח לתקשר עם אחרים באופן אפקטיבי.
מערכת זום (ZOOM), היא מערכת המאפשרת חיבור וידאו עם מספר משתתפים רב ובעזרתה ניתן לקיים מפגש וירטואלי בין הרבה משתתפים במקביל (בגרסה החינמית עד 100 משתתפים). זום היא מערכת קלה ונוחה לתפעול ועובדת בכל הדפדפנים והמכשירים הניידים.
אלו הלינקים להורדת זום למכשיר הנייד או למחשב שלכם
יתרונות השימוש בזום (zoom)
אתם ודאי תוהים מדוע כדאי לכם להעדיף את זום על פני התוכנות והאפליקציות שכבר מותקנות על המחשב והטלפונים החכמים שלכם כמו סקייפ (Skype). ובכן, לזום יש מספר יתרונות שכדאי שתכירו:
קלות השימוש – כפי שתראו בהמשך, התוכנה פשוטה לשימוש, ומאפשרת ליזום שיחות או להצטרף אליהן בקלות ובמהירות גם לאנשים שהטכנולוגיה יכולה לאתגר אותם.
משך הפגישות – בגרסה החינמית של התוכנה, ניתן לקיים פגישות עד 40 דקות ולאחר מכן יש לפתוח אותן מחדש. במרבית הפעמים זום נותנת אפשרות גם לחרוג מפרק זמן זה, אבל אם אתם יודעים שעליכם לקיים שיחות ארוכות יותר, כדאי שתנסו את הגרסה בתשלום.
מספר משתתפים בשיחה – זום מאפשרת לקיים שיחות ועידה או פגישות עם עד 1,000 משתתפים (בגירסה בתשלום), ומציגה בפניכם עד 49 מסכי וידאו במקביל. בנוסף לשיחות וידאו ניתן גם לערוך צ'אט – במהלך הפגישה הוירטואלית, וגם מחוצה לה.
שליחת קבצים – ניתן לשלוח קבצים הן בצ'אט של התוכנה, והן במהלך שיחות וידאו שמתנהלות במסגרתה.
זמינות – ניתן להשתמש בה לא רק ממחשבים אלא גם מהטלפון שתמיד עמכם, מה שמסייע לכם להיות זמינים בכל מקום. בנוסף, הודות לסנכרון שלה עם היומן האלקטרוני שלכם (כמו אלו שיש באאוטלוק ובג'ימייל), תמיד תהיו מעודכנים אודות פגישות וירטואליות חדשות שנכנסו ללוח הזמנים.
הקלטה – אפשרות נהדרת שקיימת בתוכנה היא הקלטה שיחות, כך תוכלו לחזור לפגישות וירטואליות שקיימתם ולצפות בהן שוב ושוב, ולשמור את המידע שהוצג בהן.
אבטחה – התוכנה שומרת על אבטחת המידע שלכם באמצעים שונים כמו סיסמה, חדרי המתנה לשיחות ונעילת כניסה לפגישה וירטואלית מסוימת.
שמירת היסטוריה – לזום יש ארכיון שיחות של 10 שנים, וגם ניתן לערוך חיפוש בהיסטוריית ההתכתבויות.
כיצד משתמשים בזום (ZOOM )?
לאחר שהורדתם את זום למחשב (האופציה המומלצת) , המסך הראשון שתראו יציג בפניכם שתי אפשרויות, כשהראשונה היא הצטרפות לשיחה חדשה (Join a Meeting), והשנייה היא כניסה או הרשמה (Sign in). לכניסה לפגישה עליכם לבחור באפשרות הראשונה, Join a Meeting. לאחר שתעשו זאת, יפתח בפניכם חלון חדש, שבראשו עליכם להקיש את מספר ה-Meeting ID, שהוא קוד השיחה שקיבלתם מהאדם שהזמין אתכם.
בשורה מתחת, מופיע שם המשתמש שלכם שיופיע בשיחה ושניתן באופן אוטומטי על ידי התוכנה או האפליקציה, ותוכלו לשנות אותו כרצונכם. באותו חלון יוצגו בפניכם אפשרויות נוספות, כמו ניתוק השמע או הווידאו– כך שלא ישמעו או יראו אתכם,
לאחר שתכנסו לזום, תגיעו אל התפריט הראשי שיציג בפניכם כמה אפשרויות. העיקריות שבהן מופיעות בתוכנה במרכז החלון, ובאפליקציה בסרגל העליון. הנה הסבר על כל אחת מהאפשרוית:
תפריט Home – חזרה לתפריט הראשי מכל חלון אחר שאתם נמצאים בו
תפריט Contracts – רשימת אנשי קשר
תפריט New Meeting – פתיחת פגישה חדשה
תפריט Meeting – ריכוז רשימת הפגישות שיש לכם, לפי סדר כרונולוגי. בלחיצה על Start, תוכלו להתחיל פגישה וירטואלית
תפריט Join – הצטרפות לשיחה שקיבלת אליה הזמנה
תפריט Schedule – תזמון וניהול יומן פגישות
תפריט Share screen – שיתוף שולחן העבודה עם מישהו אחר. כדי לעשות זאת, עליכם להקיש את מספר ה-Meeting ID שנתן לכם האדם שעימו אתם רוצים לשתף. תפריט Chat – התכתבות עם אנשי הקשר שיש לכם בזום.
קבלו מספר טיפים שיעזרו לכם להפיק את המיטב ממערכת זום (ZOOM)
תעלו לפגישה 10 דקות לפני הפגישה בשביל לבדוק שהכל תקין. במידה ויש מישהו שלדעתכם הולך להסתבך בכניסה עצמאית לפגישה עדיף שתעזרו לו להגדיר לפני את הכל כדי שהפגישה תתחיל בזמן
נראות מקצועית -אפשר להחליף את הרקע שמופיע מאחוריכם. אפשר לעלות תמונת רקע וזה עוזר להחביא את הבלאגן שיש לכם בבית על ידי הוספת רקע של מה שתרצו. וזה גם מונע מצב ממי שמדבר איתכם לראות מי עוד נמצא איתכם מסביב. לחצו על הגדרות וידיאו –> Virtual Background.
בידקו שהמיקרופון והמצלמה עובדים תקין - ברגע שלחצתם על לינק הפגישה, זום מאפשר לעשות בדיקת ציוד בשביל לראות שהכל עובד כמו שצריך
אפשר לשים מייק-אפ וירטואלי על הפנים - הולכים להגדרות –> Touch Up My Appearance. זום מאפשרת לעשות איפור קטן על הפנים שמשפר את הנראות שלכם
להקליט את הפגישה - זום מאפשרת להקליט את כל השיחות ישירות למחשב. זה מעולה אם בא לכם לצפות או לכבות את הפגישות או בשביל סיכומי פגישות לאחר מכן. אם אין לכם בעיה של נפח אחסון אז ניתן ההגדרות לשנות את ההקלטה אוטומטית כברירת מחדל.
שיתוף מסך מתקדם - יש לא מעט אפשרויות לשיתוף מסך משיתוף הרגיל שמאפשר לצד השני לראות על מה אתם עובדים. גם דברים כמו שיתוף הסאונד של המחשב שלכם וגם שיתוף של ״לוח-כתיבה״ המאפשר לכם לצייר ולקשקש על לוח משותף כמו במשרד.
לדעת אם מישהו לא מרוכז בפגישה - אפשר להפעיל בהגדרות את Attention tracking ולהנות האם מישהו מהמשתתפים בשיחה לא איתכם ברגע שאתם משתפים מסך. זום יכול להתריע אם מישהו לא נמצא איתכם בזמן שיתוף מסך ליותר מ-30 שניות. קובעים את זה בהגדרות המתקדמות –> Attention tracking on
לשלוח הודעה פרטית - ניתן לשלוח הודעה דרך הצ׳אט של זום שתגיע למשתתף מסויים. זה אומר שאם אתם בפגישה עם קולגה שלכם ועוד לקוח, אפשר להתכתב בדיסקרטיות דרך הצ׳אט. ההמלצה שלנו היא להימנע מכך כדי לא לשלוח בטעות הודעה לכל המשתתפים ולכן עדיף להתכתב עם הקולגה בערוץ חליפי כמו ווצאפ
אתם מוזמנים להוריד את זום ZOOM למחשב או לנייד ולהתחיל לנהל שיחות מרחוק עם הקולגות, הלקוחות והשותפים שלכם
עכשיו זה הזמן למצוא פתרונות יצירתיים, להתמיד בשיווק העסק קדימה ובכל הכוח!
ברודקאסט מעמידה לשירות העסק שלכם מגוון רחב של תכנים מעוצבים, תמונות איכותיות, סרטונים ודפי נחיתה המלאים בטיפים מקצועיים - שכולם מתאימים לשיווק העסק במצב הנוכחי של הקורונה. כמובן שהכל יגיע אליכם באופן אוטומטי וקל לשימוש, באמצעות המערכת שיצרנו בברודקאסט שעובדת בשבילכם כל הזמן, דואגת שתבלטו בין ים העסקים שמסביב ומאפשרת לכם לשמור על קשר עם הלקוחות לאורך כל השנה.
מאת: אוהד אברהם
מומחה בשיווק דיגיטלי ומנהל תיקי לקוחות בחברת ברודקאסט
בוגר תואר ראשון בתקשורת
מאוניברסיטת אריאל - עם התמחות במסלול אסטרטגיה שיווקית
